Källan för spendanalys är oftast leverantörsreskontra men det finns så mycket mer att analysera. Inköps- och ekonomiavdelningen analyserar bland annat leverantörsreskontra, hantering av kostnader, faktura- och förfallodatum samt när fakturan registrerades, godkändes och betalades ut. AI gör det möjligt att ta fram en maskininlärningsalgoritm som förutspår vilka fakturor som kommer betalas försent. Det skapar ett stort mervärde för verksamheter eftersom det minimerar förseningsavgifter och inkassoärenden och det bibehåller dessutom ett gott rykte om varumärket.
Många mäktar inte med att hålla koll på sina leverantörer under hela avtalsperioden. Det finns tjänster där verksamheter kan skicka in fakturor i efterhand för att fastställa bluff-fakturor och riskleverantörer, vilket inte är optimalt eftersom arbetet redan är gjort och skadan redan är skedd. Idag blir det allt vanligare att förädla sin data med andra externa datakällor, t.ex. bolags- och kreditinformation. Det skapar proaktivitet eftersom en övergripande bild kan visualiseras och verksamheten i god tid kan tyda vilka leverantörer som har ekonomiska svårigheter och vilka som är riskleverantörer. Det resulterar i att man redan vid beställningstillfället kan göra ett rätt och värdeskapande val.
En viktig aspekt att ta hänsyn till i dagens samhälle är hållbarhet. Kopplat till inköpsanalys handlar det om att många organisationer har en leverantörspolicy som bland annat innehåller uppförandekoder och andra riktlinjer gällande hållbarhet som måste uppfyllas. Idag mäter många verksamheter om leverantörerna uppfyller dessa krav eller inte. För att kunna följa upp sina leverantörer på bästa sätt finns det idag tjänster som kan underlätta arbetet och göra det åt verksamheter.
“En intressant analys som enkelt kan göras själv för att räkna ut sin miljöpåverkan från sina inköp är att multiplicera sina kostnader med olika miljökoefficenter.”
Många verksamheter följer Lagen om offentlig upphandling och genom att göra det är avtalstrohet viktigt att ha koll på. Skulle man som organisation inte ha koll kan betydande avgifter tillkomma. Idag kan man automatisera uppföljningen och enkelt hålla koll på vilka organisationer som har avtalstrohet genom att komplettera inköpsdata med avtalsdata från till exempel e-Avrop, Tendsign och Kommers. Från informationen är det enkelt att utläsa avtalsinformation och det blir en användbar input till kategoriplaneringsarbetet.
I vår E-bok skriver vi om ytterligare tre anledningar till att använda en automatisk tjänst för inköpsanalys. Ladda ner E-boken här för att få reda på vilka!
