Vill du skapa ett kategoriträd som verkligen ger grund för ert strategiska inköpsarbete? Läs vidare för att upptäcka hur ni kan utforma ett kategoriträd som optimerar er inköpsanalys och beslutsfattande, och varför UNSPSC inte nödvändigtvis är rätt val för er spendanalys!

Att utforma ett kategoriträd är avgörande för inköpsanalys och strategiskt inköpsarbete. Men vilken väg bör man gå när det gäller kategorisering? Är UNSPSC rätt väg att gå? Låt oss utforska detta och ge er lite tips för att skapa ett kategoriträd som möter era behov.

‍

Att skapa ett eget anpassat kategoriträd vs UNSPSC

När vi talar om kategoriträd är UNSPSC en klassificeringsstandard framtagen av FN som många använder för att kategorisera varor och tjänster inom inköp. Men är den verkligen den bästa grunden för att stödja ert strategiska inköpsarbete? UNSPSC har visserligen sina fördelar, till exempel att den är universell och redo att användas, ger spårbarhet på detaljnivå i vissa segment och viss synergieffekt då den används av leverantörer i vissa segment, men om man tittar på strukturen så passar den förmodligen inte varken er inköpsorganisation, era ansvarsområden och den återspeglar inte hur inköp ser på saker och ting - eftersom standarden inte är byggd för inköpsändamål.

Varför då? Jo, UNSPSC är mer inriktat på artiklars funktion och användning än på ett leverantörsmarknadsperspektiv, vilket gör att standarden inte är helt tillfredsställande för inköpsfall. Er inköpsanalys behöver ett träd som inte bara klassificerar artiklar, utan också reflekterar era interna ansvarsområden och specifika inköpsbehov och marknadsförhållanden.

I sammanhanget är det viktigt att påminna om syftet med en spendanalys: syftet är att ge en grund för att identifiera strategiska inköpsinitiativ, genom att segmentera spenden för att möjliggöra skalfördelar i köpkraft och framför allt kompetens. Därför är den viktigaste parametern att kategoriträdet är strukturerat ur ett leverantörsmarknadsperspektiv.

Ett effektivt kategoriträd bör vara:

· Strukturerat efter marknad

· Anpassat efter organisationens ansvarsområden och specifika inköpsbehov

· Flexibelt nog att möta förändringar

Detta saknar UNSPSC. Så även om en universell standardtaxonomi är en beundransvärd vision, så kan jag lova att ni känner er verksamhet bättre än vad FN gör.

Vad rekommenderar vi på PRO(a)ACT istället? Ett kategoriträd som är skräddarsytt för er organisation. Utveckla er egen kategoristruktur baserad på era specifika behov, i synnerhet för direkta inköp. För indirekta inköp, som är mer generiska, så kan man använda best-practise-träd.

‍

Tänk på detta när ni utformar ert kategoriträd

1. Ett kategoriträd bör vara skräddarsytt efter er verksamhet och era specifika inköpsprocesser. Kategorisera utifrån de produkt- och tjänstekategorier som är relevanta för er.

2. Skapa en tydlig hierarki med tillräckligt många nivåer för att göra spenden hanterbar, men undvik att göra den för komplex. Att gruppera på en för hög nivå kan leda till att missar möjligheter. Å andra sidan kan för många nivåer innebära att subkategorier blir onödigt komplicerade att hantera. En hierarki med 3-4 nivåer är ofta passande för att balansera detaljnivå och överskådlighet.

3. Fokusera på leverantörsmarknadsperspektivet: Kategorisera utifrån hur marknaden ser ut. Det är detta som möjliggör konsolidering och specialisering.

4. Ta hjälp av inköpsexperter för att säkerställa att kategoriseringen är relevant. Externa konsulter kan ge värdefulla insikter för att utforma ett kategoriträd.

5. Se till att kategoriträdet är tydligt definierat, dokumenterat och förankrat inom organisationen. Använd standardiserade beskrivningar och termer för att undvika missförstånd.

6. Anpassa kategoriträdet efter förändringar i er verksamhet, marknad och inköpsbehov. Regelbundna uppdateringar säkerställer att kategoriseringen förblir relevant och användbar över tid.

7. Undvik i den mån det är möjligt subkategorier som är vagt eller tvetydigt definierade, till exempel en underkategori som kallas "Övriga tjänster”. Tydliga och specifika kategorier ger bättre insikt och möjliggör mer precisa analysresultat.

8. Investera i inköpsanalystjänster eller verktyg som stöder skapande och underhåll av ert kategoriträd. Flexibla verktyg gör det enklare att hantera och uppdatera kategoriseringen över tid.

9. Utnyttja dessa verktyg för att automatisera kategoriseringen av er spend på den nivå som passar ert behov och kvaliteten på er data, med antingen leverantörsbaserade regler, konteringsbaserade regler eller mer granulära regler baserat på fakturaradmatchning eller UNSPSC.

Vilka är era tankar kring kategoriträd? Dela med er av era åsikter och frågor. Vi ser fram emot att höra från er och diskutera hur vi kan hjälpa er att optimera ert kategoriträd!